发送传真的步骤和注意事项可以归纳为以下几点，希望对您有所帮助：
一、准备工作
1. 准备文件：首先，您需要准备好要发送的文件或文档。确保文档清晰可读，特别是对于关键信息部分。
2. 检查设备：确认您的传真机工作正常，并且有足够的纸张和墨粉。如果使用的是在线传真服务，确保您的电脑已连接到互联网。
3. 获取接收方信息：了解并记录下接收方的传真号码以及任何特殊的发送指示（例如，是否需要特定的封面页）。
二、发送传真
1. 选择传真模式：如果是传统的传真机，将文档放入传真机的送纸器中。如果是通过电子邮件或在线服务发送，则需登录相应平台。
2. 输入传真号码：在传统传真机上，使用键盘输入接收方的传真号码。在线服务通常会要求您填写传真号码的字段。
3. 设置选项：根据需要调整设置，如分辨率、黑白/彩色等。如果是在线传真，可能还需要选择附件格式。
4. 开始发送：按下“开始”或“发送”按钮启动传真过程。在线服务则点击“发送”按钮完成操作。
5. 等待确认：大多数传真机会自动发送一份确认报告，显示传真是否成功发送。对于在线传真服务，您可以查看发送状态页面来确认结果。
三、注意事项
- 检查文件质量：确保文件清晰易读，避免因字体过小或背景复杂导致接收方难以阅读。
- 遵守隐私法规：发送包含敏感信息的传真时，请遵循相关法律法规，采取适当的安全措施。
- 保留副本：发送重要文件前，建议先保存一份电子副本，以防万一。
- 考虑替代方案：随着数字技术的发展，考虑使用电子邮件或其他更安全、高效的文档共享方式。
通过以上步骤，您可以有效地发送传真。不过，在日常工作中，考虑到效率与安全性，推荐使用更为现代化的电子文件传输方法。
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